La finalidad de esta Unidad Formativa es enseñar a organizar las actividades propias y de la dirección, coordinando las agendas de las personas implicadas y gestionando el tiempo de forma eficiente, así como gestionar los servicios y recursos materiales de su ámbito de actuación, negociando las condiciones de contratación, controlando la ejecución del presupuesto y el proceso documental, a fin de asegurar su disponibilidad.
Para ello, se estudiarán, entre otros aspectos, la organización y planificación del trabajo y se analizarán los procesos y procedimientos del tratamiento de la información en la empresa, el archivo y la agenda.
Tema 1. La organización y planificación del trabajo
1.1 Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad.
1.2 Medios y métodos de trabajo.
1.3 La planificación como hábito
1.4 Priorización.
1.5 Organización.
1.6 Delegación.
1.7 Control y ajuste. El control del tiempo.
1.8 La calidad en los trabajos de secretariado.
1.9 Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación.
1.10 Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación.
1.11 El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el - escritorio, las herramientas de trabajo ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda, el material de trabajo papel, sobres, etc., menaje y suministros varios.
1.12 La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras dependencias de la organización.
1.13 Prevención de riesgos laborales.
Tema 2. Procesos y procedimientos del tratamiento de la información en la empresa. El archivo
2.1 Flujo documental en la empresa.
2.2 Clasificación de los documentos.
2.3 Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo.
2.4 El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso. Inclusiones, extracciones y expurgo.
2.5 Gestión documental informática “oficina sin papeles”.
2.6 Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.
Tema 3. La agenda.
3.1 Tipos de agenda.
3.2 Secciones de la agenda.
3.3 Gestión de agendas.
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